Comment organiser le temps : les règles de base simples à ne JAMAIS violer (si vous ne voulez pas vous attirer de sérieux ennuis)

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Savoir organiser son temps est l’une des compétences de base des personnes qui réussissent. Il faut savoir comment le faire, très bien le faire et surtout continuer à le faire sans arrêt. C’est un peu comme si vous suiviez un régime : si vous suivez toujours un régime aussi longtemps que vous en avez besoin, vous obtiendrez le résultat. Si vous vous permettez d’être impoli ici, tenté là et consolé de temps en temps, vous êtes condamné.

Plus de temps = Plus de stress ( ?!!)
Ce n’est pas une erreur, c’est comme ça : même si vous aviez plus de temps à votre disposition, vous seriez probablement aussi beaucoup plus stressée. C’est un fait que seules quelques personnes connaissent et encore moins utilisent à leur avantage. Vous serez bientôt l’un de ces très rares. Mais prenons les choses une étape à la fois.

Si vous voulez être le roi de l’organisation du temps, si vous voulez être responsable du temps et non l’inverse, vous avez 3 règles simples à suivre tout le temps :

1. Vider les tampons.

La plupart d’entre nous, n’ayant jamais appris à gérer le temps ou les engagements de manière organisée, ont des millions de flashes dans la tête : “Ah, je dois payer pour cette chose avant le 10”, “je dois livrer cette chose avant mercredi”, “je dois amener le chien chez le vétérinaire absolument avant la fin du mois” etc. De ces dossiers, chacun d’entre nous dans notre cerveau en a des millions.

Notre cerveau est comme un ordinateur, il a un espace limité pour traiter les données. Même si vous êtes un échantillon de mémoire parce que vous êtes un élève habile de notre #Genioin21Giorni, vous avez encore peu d’espace disponible pour gérer vos fichiers mentaux. Beaucoup plus grand, mais limité en tout cas.

Si vous les gardez à l’esprit ou que vous écrivez des post-it et des rappels partout, votre cerveau continuera à garder une partie de son attention sur eux, comme un jongleur avec ses épingles pour rester en équilibre. Et cela génère un stress mortel, en plus d’être totalement inutile.

Solution : Asseyez-vous périodiquement – une fois par semaine ou mieux encore une fois par jour – devant une feuille blanche et “téléchargez le tampon” de votre mémoire. Fondamentalement, vous écrivez tout ce que vous avez à faire et qui tourne dans votre tête, sans critère ni ordre, comme si vous sortiez tout ce que vous avez dans votre portefeuille. Tu mettras de l’ordre plus tard, maintenant tu écris tout, c’est très important.

2. Devenez un shérif implacable.

Regarder vos e-mails 12 fois par heure, répondre à tous les messages que vous recevez sur votre téléphone portable, fumer une cigarette sont autant de pertes de temps très dommageables. Tu dois devenir un shérif implacable et les éliminer tous ! Ce qui ne veut pas dire que vous ne ferez jamais de pause, au contraire. Mais avec notre méthode, quand vous faites une pause, faites une pause.

Mais surtout, arrêtez de retarder !

Reporter, proclamer, reporter : c’est la seule erreur qu’il faut commettre pour jurer solennellement que l’on ne fera plus jamais rien. Du temps, bien sûr, mais aussi du résultat.

Imaginez répondre à un SMS. Vous ne le faites pas tout de suite et en attendant, vous gardez une partie de votre mémoire inutilement occupée pour garder le fichier “répondre au message” actif. Si vous ne pouvez pas l’oublier, vous devrez prendre votre téléphone portable plus tard, relire le message parce que vous ne vous en souvenez pas bien et répondre.

Pensez si ce message venait de quelqu’un qui vous cherchait pour vous confier un travail et que vous avez plutôt choisi une autre personne parce que vous n’avez pas répondu à temps ! Mieux vaut apprendre à arrêter de proclamer.

Voici trois stratégies principales pour commencer à perdre cette mauvaise habitude.

J’ai pensé à VS Action. Parfois, nous passons trop de temps à penser : ” Est-ce que je le fais ou pas ? est-ce que je le fais de cette façon ou quoi ? Mais peut-être qu’une autre fois, c’est mieux…”. Le pire tueur de la procrastination, c’est l’action ! Si vous perdez trop de temps à planifier l’action pour être parfait, vous ne le ferez plus. Et “pas fait” est pire que “mal fait”. Alors, agissez (et repensez le paragraphe sur les choix rapides).
Commencez par la première étape. Ne vous inquiétez pas de voir toute l’échelle, montez la première marche. C’est très bien de planifier tout ce qu’il y a à faire. C’est moins bon quand vous devriez commencer à faire quelque chose et au lieu de cela vous êtes toujours occupé à planifier comment le faire. Pour être clair, si vous passez 2 heures à planifier un travail et 1 heure à le faire, il se peut qu’il ne soit pas assez productif.
Commencez par le difficile. Dans tout chemin, il y a des choses à faire, certaines plus faciles et d’autres plus difficiles. Si vous commencez par les choses simples que vous pourriez penser, “Oh non, il me manque encore cette chose à faire… quelle pizza !”. Si vous partez du difficile, la pensée pourrait être : “Quand ce sera fini, le grand sera fait !” Ne tardez donc pas, commencez par les choses qui vous semblent les plus fatigantes et soyez déterminé jusqu’à la fin.

3. Utiliser un plan directeur.

C’est le point fondamental et déterminant de l’ensemble du système. Vous devez savoir clairement quels sont vos objectifs – professionnels, personnels, financiers, etc. – et vous devez être en mesure de le faire. Vous devez savoir clairement quels sont vos objectifs – professionnels, personnels, financiers, etc. -, les transformer en un plan d’action concret pour les atteindre et les répartir de façon prudente et raisonnée sur un horizon temporel.

Dans notre cours “Le génie en 21 jours”, nous consacrons une partie importante au Master Plan, l’outil concret pour traduire vos objectifs en plan d’action.

PRINCIPES DE BASE POUR L’ÉLABORATION DU PLAN DIRECTEUR

Le but de cette technique est de prendre ce que vous avez à faire, votre temps disponible et “mélanger” les deux choses. Voici comment procéder :

Définissez l’heure. Choisissez si vous voulez organiser votre semaine ou votre mois (Le plan directeur peut être hebdomadaire, mensuel ou même semestriel). Définissez ensuite ce que vous devez faire pendant cette période et comptez le temps dont vous disposez chaque jour.
Quantifier votre cible. Une fois que c’est fait, faites une liste des choses que vous devez faire pour obtenir ce résultat. Plus vous êtes précis, plus votre plan directeur sera efficace.
Que faire et quand le faire. Il est temps de décider, pour chaque jour, ce que vous devez faire pour atteindre votre objectif. Divisez votre objectif global par 6, en divisant les activités nécessaires au cours de la semaine, afin d’avoir toujours une idée claire de votre micro-cible quotidien.
Le septième jour. Si vous avez fait attention aux calculs, vous aurez remarqué que nous vous avons demandé de diviser par 6 et non par 7. Pourquoi ? Parce qu’un jour par semaine sera le repos ! Cette façon de procéder vous donne un double avantage. Au cas où vous auriez tout fait, vous pouvez vraiment vous reposer. En cas d’événement inattendu en semaine (une fièvre qui vous oblige à vous coucher, par exemple), vous avez encore une journée pour récupérer.
La motivation. Une fois que vous avez compris ce qu’il faut faire, vous devez vous assurer que vous maintenez toujours le désir de faire ce que vous avez l’intention de faire chaque jour. C’est pourquoi, à ce stade, vous allez retourner le document et noter les 20 raisons pour lesquelles vous avez choisi cet objectif. Évidemment, être quelque chose qui doit vous motiver doit être positif et proactif. Exclure parmi les raisons des choses comme “pourquoi je touche”, “pourquoi je dois”… Si vous voulez écrire il y a quelque chose à revoir sur le devant des objectifs !
Rédigez cette liste avec engagement, ce sera la première chose que vous lirez chaque jour jusqu’à ce que vous atteigniez votre but, votre “essence” pour affronter chaque moment difficile et chaque résistance qui viendra inévitablement.
Cette stratégie, si elle est appliquée, vous donne d’énormes avantages : vous savez toujours où vous en êtes par rapport à votre objectif, vous êtes toujours motivé à faire et vous êtes beaucoup plus détendu parce que vous avez le sentiment d’avoir la situation parfaitement sous contrôle, conscient que vous avez fait tout ce qui était nécessaire pour faire.

La chose fondamentale que vous devez, en tout cas absolument mettre dans votre vie MAINTENANT est qu’apprendre à gérer votre temps, savoir organiser le temps de vos journées et vos engagements n’est pas une option, mais un besoin fondamental si vous voulez vivre une vie heureuse et réussie !